Il coffee break, o pausa caffè, è un momento troppo spesso sottovalutato. In azienda può servire a stringere alleanze con i colleghi, durante un meeting può essere utile per fare nuove conoscenze di lavoro, mentre ad una festa è l’occasione migliore per socializzare, oltre all’innegabile vantaggio primario di ristorarsi e ricaricarsi.
Tutto questo però a patto che il coffee break sia organizzato nel modo migliore. Vediamo quindi come organizzare un coffe break perfetto sotto tutti i punti di vista.
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L’importanza del coffee break
Come si diceva, il coffee break può rappresentare un ottimo evento sotto diversi aspetti. Si immagini ad esempio di dover organizzare una pausa durante un convegno o un seminario: farlo nel modo giusto può aiutare a diffondere il brand o a stringere collaborazioni inaspettate e fruttuose.
Organizzarlo nel modo più idoneo durante un ciclo di seminari può aiutare i partecipanti a mantenere alta la concentrazione e l’interesse. Che si tratti quindi di un corso di formazione, di una festa o di un convegno, ci sono delle regole base seguendo le quali si può essere certi del risultato.
Come organizzare un coffee break
A meno che non si prepari tutto da sé, affidarsi ad un catering professionale o noleggiare un distributore automatico come quelli di Settemilacaffe è di certo la prima regola base per la buona riuscita di un coffee break. Poiché in queste pause si usa accompagnare il caffè (e le bevande previste) con stuzzichini, sarà molto apprezzato l’inserimento di menu per vegetariani o celiaci. Il luogo destinato al coffee break (cioè la location) sarà altrettanto importante.
Organizzare un break all’aperto in pieno inverno non sarà di certo gradito, così come allestire un rinfresco d’estate senza prevedere tettoie che riparino dal sole, garantirà un insuccesso.
Quanto deve durare un coffee break
Non c’è un tempo preciso, ma delle indicazioni di massima sì. Al fine di non deconcentrarsi troppo da quello che si stava facendo, una pausa ottimale non dovrebbe essere più lunga di 30 minuti. Tuttavia dovrebbe durare almeno 20 minuti, altrimenti non sarà possibile né stuzzicare con calma né poter scambiare qualche conversazione.
Quante pause andrebbero previste
Anche questo dipende. Se il meeting in questione dura poche ore, sarà sufficiente un solo coffee break; se invece i partecipanti devono sostenere un’intera giornata di corso o incontro, due coffee break (uno a metà mattina e uno a metà pomeriggio, non considerando la pausa pranzo) saranno indispensabili.
Il coffee break, per definizione, è un momento di pausa all’interno di un’attività lavorativa di diverso tipo. A prescindere però dal tema dell’evento, che si tratti di lavoro o di studio, l’attenzione dei partecipanti non deve essere troppo distratta. Ecco perché un menu ideale potrebbe prevedere caffè, che stimola la concentrazione e la memoria, i succhi di frutta che apportano vitamine e sali minerali, acqua (naturale o frizzante) per reintegrare i liquidi, e poi stuzzichini di diverso genere.
Meglio evitare cibi grassi, fritti o pesanti, che renderebbe il resto del convegno difficile da sostenere. Tartine e pasticcini sono perfetti in tal senso. Meglio servire (nel caso di due pause) le tartine o i tramezzini al mattino in modo da dare energia sotto forma di carboidrati, e poi dolci al pomeriggio per stimolare l’attività cerebrale provata da tante ore di concentrazione.
Evitare alcolici sarebbe gradito, mentre un’altra buona attenzione vuole che il numero e la durata del break siano sempre chiaramente specificati ed indicati.
In questo modo chi partecipa potrà eventualmente organizzarsi se ha necessità di fare o ricevere telefonate per non disturbare gli altri.
Se il break è inserito in un evento aziendale, ricordarsi di lasciare sempre gadget con il brand dell’azienda, da ripetere anche con serigrafie e loghi impressi su bicchierini e tovaglioli.